Is de mailbox op de server vol?
Bekijk het mailboxverbruik in uw hostingpaneel of webmail en vergelijk het met de ingestelde limiet. De bestandsgrootte van Outlook op uw computer is niet hetzelfde als de opslag op de mailserver. Ook het totale hostingaccount kan vol zijn terwijl de individuele mailbox nog ruimte lijkt te hebben.
Een melding over een volle mailbox kan nieuwe ontvangst verhinderen. Noteer het tijdstip waarop het probleem begon en controleer na herstel of belangrijke afzenders een foutmelding hebben gekregen.
Bewaar eerst wat u wilt houden
Bepaal welke berichten moeten blijven en hoe u die terugvindt. Maak een gecontroleerde export of backup. Open enkele oudere berichten inclusief bijlagen vanuit dat archief voordat u het origineel verwijdert. Een map met de naam Archief binnen dezelfde IMAP-mailbox maakt op zichzelf geen serverruimte vrij.
Een lokale export valt niet automatisch onder de backup van uw hosting. Bewaar daar dus zelf een extra beveiligde kopie van.
Ruim gericht op
Begin met grote, overbodige berichten en bijlagen. Bekijk vervolgens Verzonden, Prullenbak en Spam. Controleer steeds de selectie voordat u definitief verwijdert. Bij IMAP worden verwijderingen doorgaans met andere apparaten gesynchroniseerd.
Verplaatst u berichten naar een lokaal archief, controleer dan eerst dat het kopiëren voltooid is. Werk bij grote hoeveelheden in overzichtelijke delen. Laat synchronisatie afronden en controleer het serververbruik opnieuw; de weergave hoeft niet onmiddellijk bijgewerkt te zijn.
Wat als ruimte niet vrijkomt?
Controleer of berichten nog in de prullenbak staan, of er een tweede apparaat opnieuw synchroniseert en of het totale accountquotum wordt geraakt. Verhoog een limiet alleen als het pakket dat toestaat en de benodigde capaciteit beschikbaar is.
Test na het opruimen ontvangst én verzending met een klein bericht. Ontbreekt mail uit de periode van de storing, vraag de afzender naar een terugmelding. Verwijderde mail kan alleen uit een beschikbare, passende backup worden hersteld; ga daar niet vooraf van uit.