Verzamel eerst een concreet voorbeeld
Noteer afzender, ontvanger en verzendtijd. Is er een foutmelding teruggekomen, bewaar dan de volledige melding. Komt de mail wel aan maar in de spammap, bekijk dan waar mogelijk de berichtheaders. Verwijder gevoelige inhoud voordat u een voorbeeld deelt.
Controleer ook of het probleem bij één ontvanger speelt of bij meerdere diensten. Een ontvanger kan eigen filters gebruiken. Een geblokkeerd account, slechte IP-reputatie of een gehackte website vraagt om een andere aanpak dan een ontbrekend DNS-record.
Controleer SPF, DKIM en DMARC samen
SPF legt in een TXT-record vast welke systemen namens een domein mogen verzenden. Neem alle legitieme afzenders mee, zoals uw mailserver, nieuwsbriefdienst en formulierdienst. Publiceer niet meerdere losse SPF-records voor dezelfde naam. IP-adressen horen bij ip4 of ip6; include verwijst naar het SPF-beleid van een andere domeinnaam.
DKIM voegt een controleerbare handtekening aan berichten toe. DMARC kijkt of de zichtbare afzender past bij een geslaagde SPF- of DKIM-controle en geeft ontvangers beleid voor berichten die niet voldoen. Begin met inzicht in uw echte afzenders voordat u een streng beleid invoert.
Kijk ook naar server en bericht
Controleer voor een eigen mailserver de hostname, bijpassende forward/reverse DNS en TLS. Daarnaast tellen verzendgedrag, klachten en inhoud mee. Verstuur nieuwsbrieven alleen aan de bedoelde ontvangers en zorg dat afmelden goed werkt. De Gmail-richtlijnen voor afzenders beschrijven de eisen voor die ontvangende dienst.
Stuur ons bij aanhoudende problemen een concreet voorbeeld. Dan kunnen we de mailroute en relevante logs gericht onderzoeken. Een correct SPF-record alleen is geen garantie op aflevering in de inbox.