Gebruik de functie voor vakantieberichten
Voor tijdelijke afwezigheid bij een bestaande mailbox gebruikt u Vacation Messages. De afzonderlijke Autoresponders-functie is bedoeld voor een algemene automatische reactie en kan andere instellingen vragen. Activeer niet onbedoeld meerdere antwoorden voor hetzelfde adres.
Ontvangt uw domein mail bij Microsoft 365 of Google Workspace, stel het bericht dan daar in. Een DirectAdmin-vakantiebericht reageert niet op mail die de DirectAdmin-mailserver niet ontvangt.
Zo stelt u het bericht in
Open voor het juiste domein E-Mail Manager en daarna Vacation Messages. Kies Set Vacation Message, selecteer de bestaande mailbox en vul de begin- en einddatum in. De menunamen kunnen door taal of weergave iets verschillen.
Schrijf wanneer de afzender een reactie kan verwachten en welk contactadres voor dringende zaken beschikbaar is. Vermeld geen privégegevens over uw reis of verblijf. Controleer het alternatieve contactadres met de betreffende collega.
Sla het bericht op en bekijk de ingestelde periode opnieuw. Houd rekening met de tijdinstelling van de server wanneer het bericht op een precies tijdstip moet beginnen of stoppen.
Test vanaf een extern adres
Verstuur tijdens een korte testperiode een herkenbaar bericht vanaf een andere mailprovider. Controleer of de oorspronkelijke mail in uw mailbox aankomt en of de afzender het automatische antwoord ontvangt. Test geen doorstuurketen met meerdere automatische antwoorden.
Een mailserver kan herhaalde automatische reacties op dezelfde afzender beperken. Het ontbreken van een tweede antwoord vlak na de eerste test bewijst daarom niet meteen dat de instelling defect is.
Wijzigen of eerder beëindigen
Open het bestaande vakantiebericht om tekst of periode aan te passen. Wilt u het meteen stoppen, verwijder of beëindig dan alleen het vakantiebericht, niet de mailbox. Controleer na uw terugkomst dat de ingestelde einddatum voorbij is en dat klanten geen verouderd antwoord krijgen.
Een afwezigheidsbericht stuurt mail niet vanzelf door naar een collega. Regel eventuele toegang of doorsturing afzonderlijk en leg vast wie de berichten opvolgt.