Wanneer kiest u een eigen mailbox?
Een mailbox heeft eigen opslag en toegangsgegevens of toegewezen toegang binnen het gebruikte mailplatform. Kies dit wanneer berichten gescheiden moeten blijven, een persoon eigen toegang nodig heeft of u een afzonderlijk archief wilt beheren.
Maak de mailbox aan met een passende limiet en test ontvangen en verzenden. Leg vast wie toegang heeft en wat er bij vertrek met de inhoud gebeurt.
Wanneer is een alias voldoende?
Een alias is een extra adres dat bij een bestaande bestemming hoort. Denk aan een algemeen adres dat in dezelfde mailbox moet aankomen. De precieze werking en de mogelijkheid om als alias te verzenden verschillen per mailplatform.
Een alias krijgt niet vanzelf een apart wachtwoord of eigen opslag. Controleer bij het beantwoorden welk afzenderadres werkelijk wordt gebruikt. Het adres alleen als weergavenaam in een mailprogramma invullen, verleent nog geen verzendrecht.
Wat doet een doorstuuradres?
Een doorstuuradres stuurt ontvangen mail door naar een ander adres. Of daarnaast lokaal een kopie blijft staan, hangt van de inrichting af. Controleer dat expliciet; anders zoekt u later mogelijk naar mail die nooit in een lokale mailbox is bewaard.
Doorsturen naar een externe provider kan authenticatieproblemen veroorzaken. Zie doorsturen naar Gmail of Microsoft 365. Vermijd doorstuurlussen waarbij twee adressen weer naar elkaar verwijzen.
Voorbeeld: info en administratie
Leest één persoon beide adressen en mag alles in dezelfde mailbox terechtkomen, dan kan een alias passen. Moeten verschillende medewerkers uitsluitend hun eigen berichten zien, kies dan gescheiden mailboxen of een gedeelde mailboxfunctie met passende rechten als uw platform die ondersteunt.
Test na inrichting met een extern bericht naar ieder adres. Beantwoord beide berichten en controleer afzender, ontvangstlocatie en eventuele dubbele kopieën. Houd een eenvoudige adressenlijst bij met het type, de bestemming en verantwoordelijke gebruiker. Zo is later duidelijk wat u moet wijzigen wanneer iemand uit dienst gaat.