Wie wordt de domeinnaamhouder?
Registreert u als bureau een domein voor een klant, leg dan vooraf vast welke persoon of organisatie als houder wordt opgegeven. De houder, de partij die de factuur betaalt en de technisch beheerder hoeven niet dezelfde te zijn. Een factuur aan uw bureau is dus geen controle op de geregistreerde houder.
Gebruik de actuele naam en contactgegevens van de bedoelde houder. Een medewerker die het project begeleidt, is niet automatisch de juiste houder. Controleer de registratiebevestiging met de klant; openbare opzoekdiensten tonen niet altijd alle persoonsgegevens.
Welke afspraken legt u vast?
Wie mag registreren, verhuizen, opzeggen en houdergegevens laten veranderen?
Wie bewaakt verlenging en betaalt de kosten?
Welk bereikbaar e-mailadres ontvangt belangrijke berichten, ook als het domein zelf uitvalt?
Wie beheert DNS, websitehosting en e-mail?
Hoe draagt u het beheer over wanneer de samenwerking eindigt?
Bewaar deze afspraken bij de domeininventaris. Noteer per domein de houder, registrar, DNS-provider en verantwoordelijke contactpersoon. Bewaar verhuiscodes en accounttoegang afzonderlijk in uw wachtwoordbeheer.
Een bestaande registratie corrigeren
Staat het domein op de verkeerde naam, laat dan vaststellen of alleen contactgegevens moeten veranderen of dat een andere houder nodig is. Bij .nl loopt een houderwijziging via de registrar. Voor andere extensies kunnen andere procedures gelden. Laat de bevoegde partijen de wijziging bevestigen en controleer het resultaat.
Een wijziging van domeingegevens verplaatst geen website of mailbox. Maak voor een hostingverhuizing een afzonderlijk plan. Gaat alleen het beheer over naar een ander bureau, controleer dan ook wie toegang houdt tot DNS en automatische verlenging. Zo voorkomt u dat een administratieve overdracht later een technische storing veroorzaakt.
Voorbeeld: bureau, klant en contactpersoon zijn drie rollen
Een fictief bureau registreert example.nl voor een winkelbedrijf. Het bureau betaalt de factuur en beheert de DNS; een medewerker van de winkel ontvangt projectmail. Controleer eerst of het winkelbedrijf de bedoelde houder is. Vul dan diens juiste organisatiegegevens in en houd de gegevens van het bureau en de medewerker bij de passende beheer- en contactrollen. Een handig bereikbaar contact is niet automatisch de juiste houder.
Laat de klant de gegevens vóór de aanvraag bevestigen. Gebruik een bereikbaar contactadres en regel wie dit beheert bij personeelswisselingen. Als alle herstelberichten naar een mailbox op het betreffende domein gaan, kan een domeinstoring ook het herstel bemoeilijken. Kies waar mogelijk een contactroute die daarvan onafhankelijk blijft.
Controlelijst bij registratie en jaarlijkse controle
Domeinnaam:
Bedoelde houder en bevestiging door klant:
Registrar en klantreferentie:
Bereikbaar contact en vervanger:
Wie beheert DNS, website en e-mail:
Wie beslist over verlengen of opzeggen:
Waar staat de bevestigde verlengafspraak:
Laatste controle van registratiegegevens:
Afgesproken procedure bij einde samenwerking:Bewaar dit afgeschermd in uw administratie. Noteer hier geen verhuiscode, wachtwoord of kopie van een identiteitsdocument.
Vergelijk na registratie de bevestiging en gegevens in de beheeromgeving met de goedgekeurde aanvraag. Controleer periodiek veranderingen in bedrijfsnaam, contactpersonen en bereikbaarheid. Ontbreken houdergegevens in een openbare opzoekdienst, vraag dan de registrar hoe u de registratie kunt laten verifiëren. Vul ontbrekende openbare informatie niet zelf in als bewijs van een fout.
Beheer overdragen zonder losse eindjes
Bij een ander bureau of een nieuwe medewerker hoeft de domeinnaamhouder niet altijd te veranderen. Bepaal eerst of de houder wijzigt, alleen de registrar verandert of uitsluitend beheerrechten worden overgedragen. Dat zijn verschillende handelingen. Laat de registrar voor de betreffende extensie de juiste procedure aangeven.
Loop bij afronding toegang, facturatie, verlenging en DNS na. Controleer dat de nieuwe beheerder de bedoelde handelingen kan uitvoeren voordat u oude toegang intrekt. Een verhuizing heft afspraken of lopende facturen niet automatisch op. Leg de overdracht vast en laat website en mail afzonderlijk controleren als er ook technische wijzigingen plaatsvinden.